- TOPdesk-documentatie SaaS
- Handleidingen voor TOPdesk-modules
- Selfserviceportal
- De Selfserviceportal ontwerpen
- De Selfserviceportal voorbereiden
- De selfserviceportal inrichten
Voordat je gebruik gaat maken van de selfserviceportal (SSP), zijn er een aantal instellingen die je mogelijk wilt wijzigen. Deze instellingen hebben invloed op de manier waarop je gebruikers werken in de SSP. Je kunt de SSP-instellingen beheren Module-instellingen > Selfserviceportal > Algemeen tenzij anders vermeld.
Tabel 1. Voorbereidingen voor het inrichten van de selfserviceportal
Doel | Opties | Locatie |
|---|---|---|
Je kunt wijzigen hoe je gebruikers de SSP gebruiken en wat ze kunnen zien in hun persoonlijke profiel. | - Gebruikers kunnen hun profiel bewerken - Toon details - Toon de tabbladen Privé en Mijn objecten - Gebruikers kunnen bestanden uploaden naar hun profiel | Blok Persoonlijke profiel |
Je wilt dat gebruikers hun eigen wachtwoord kunnen beheren | -Gebruikers kunnen hun wachtwoord wijzigen -Gebruikers kunnen hun wachtwoord wijzigen - Er is een wachtwoord vereist | Onder Functionele instellingen > Inloginstellingen > Selfserviceportal in het blok TOPdesk Authenticatie en het blok Functionele instellingen > Inloginstellingen > Algemeen > Wachtwoord opnieuw instellen |
Je wilt aangeven welke gegevens de gebruiker kan zien. | - Toon behandelaar in datum-/tijdstempel - Toon behandelaar in kaarten en overzichten - Toon personen in zoekresultaten en het telefoonboek | Blok Functionaliteit |
Je wilt beheren hoe gebruikers omgaan met vestigingsgegevens. | - Gebruikers kunnen documenten uploaden bij hun vestigingsgegevens - Gebruikers kunnen de accountmanager van hun vestiging zien | Blok Vestigingsgegevens |
Je wilt dat gebruikers kunnen chatten met behandelaars. | - Externe chataanbieder | Blok Chatfunctionaliteit en Functionele instellingen > Chat |
Je wilt bepalen hoe de standaardformulieren werken in de SSP. | - Activeer de optionele velden op het eerste en tweede tabblad - Geef gebruikers toestemming om hun eigen objecten te bekijken - Geef gebruikers toestemming om objecten van dochtervestigingen te zien - Activeer het suggestiepaneel op meldingformulieren | Blok Standaardformulier-functionaliteit . Voor je eigen formulieren, configureer je dit op ieder formulier. |
Je wilt aangeven wat je gebruikers kunnen zien en doen in het aanmelderblok van formulieren. | Jee kunt bepaalde velden van de aanmelderblok zichtbaar, wijzigbaar en verplicht maken. | Instellingen voor standaardformulier Aanmelderblok |
Je wilt dat mensen zich tegelijkertijd kunnen aanmelden op het Behandelaarsgedeelte en in de SSP. | - Gebruik verschillende browsers voor beide opties - Gebruik een andere DNS-naam voor de Selfserviceportal. | Voor de DNS-naam: in je DNS-instellingen. Voor TOPdesk SaaS, zie KI 9550 op My TOPdesk. |
Er zijn instellingen voor meerdere modules die met de SSP werken. Je beheert deze instellingen tijdens het implementeren van de desbetreffende module.
Analytics
Een goed geconfigureerde Selfserviceportal is voordelig voor zowel behandelaars als eindgebruikers. In het ideale geval nemen de eindgebruikers alleen contact op met je team voor vragen waarop het antwoord niet direct voorhanden is. En als ze contact opnemen met je behandelaars, doen ze dat door de vereiste vragen in de formulieren te beantwoorden.
Maar wat als sommige antwoorden of formulieren nooit worden gevonden? Dat is waar Analytics om de hoek komt kijken. Kom meer te weten over hoe je Selfserviceportal wordt gebruikt, en gebruik die informatie om de structuur ervan verder te verbeteren.
Met Analytics kun je Google Analytics integreren met TOPdesk. Na de configuratie kun je de statistieken analyseren via de Google Analytics-pagina.
Je moet een Google Measurement ID invullen in de TOPdesk-instellingen. Om het ID te vinden, zie Google's documentatie over de Google Measurement ID voor meer informatie.
Om Analytics in te stellen:
Ga naar TOPdesk-menu > Instellingen > Module-instellingen > Selfsserviceportal > Analytics.
Opmerking
Als deze instellingenpagina niet beschikbaar is, lees dan kennisitem KI 11726 op My TOPdesk voor meer informatie over het activeren van deze instellingen.
Vul onder SSP analytics-instellingen het Google metings-ID in om de TOPdesk-omgeving te koppelen aan het Google-account dat jij hebt geselecteerd.
Voeg een kennisitem toe als Privacybeleid om gebruikers te informeren over het volgen van hun gedrag op het portaal. Je kunt dit kennisitem altijd als privacybeleid ontkoppelen met Ontkoppelen.
Tip
Zorg ervoor dat het kennisitem dat als privacybeleid wordt gebruikt, zichtbaar is voor alle eindgebruikers. Ook moet alle informatie voor eindgebruikers in de sectie Inhoud van het kennisitem staan. Voor meer tips over het schrijven van een privacybeleid, zie kennisitem KI 11726 op My TOPdesk.
Vink optioneel Gebruik het Selfserviceportal-logo in de toestemmingsbanner aan om het bannerlogo van de SSP te gebruiken in de toestemmingsbanner die eindgebruikers te zien krijgen.
Schakel de functie in door Ingeschakeld aan te vinken. Nadat je op Opslaan hebt gedrukt, verschijnt de toestemmingsbanner op de Selfserviceportal.
Je hebt Analytics geconfigureerd voor de Selfserviceportal.
Zodra Analytics is ingeschakeld, krijgen eindgebruikers bij hun eerste bezoek aan de Selfserviceportal een toestemmingsbanner te zien voor cookies. Deze banner bevat een korte uitleg, het privacybeleid, en knoppen voor Analytics weigeren of Analytics toestaan. Pas wanneer gebruikers klikken op Analytics toestaan, wordt hun paginagebruik gesynchroniseerd met je Google Analytics-account.
Om je persoonlijke beslissing over het al dan niet toelaten van analytics te wijzigen:
Ga in de SSP naar Persoonlijk profiel>> Cookie-toestemming wijzigen.
Vink het vakje Analytics toestaan aan of uit, afhankelijk van je voorkeur.
Om de cookie-toestemmingsbanner voor alle eindgebruikers opnieuw in te stellen:
Ga naar Instellingen > Module-instellingen > Selfserviceportal > Analytics.
Klik onder Toestemming voor cookies resetten op Toestemming resetten.
Klik in de pop-up op Ja.
De cookietoestemming is gereset.
Opmerking
Je moet TOPdesk opnieuw opstarten om het opnieuw instellen van de cookietoestemming volledig te verwerken.
Chat
Om je behandelaars eenvoudig te laten communiceren met eindgebruikers biedt TOPdesk een chatfunctie in de Selfserviceportal. Je kunt chat gebruiken op basis van een hulpprogramma van een externe partij.
Externe chat inrichten
Je kunt ook een extern chatprogramma gebruiken die chatfunctionaliteit biedt in de Selfserviceportal. Programma's die momenteel worden ondersteund zijn Ebbot, OBI4WAN, Roger365.io, en SnapEngage. Houd er rekening mee dat dit betaalde, externe hulpprogramma's zijn.
De methoden voor het opzetten van een externe chat verschillen per programma. In de meeste gevallen vereisen ze een abonnement en een klant-ID voordat je verder kunt gaan met het instellen van de chat-integratie in TOPdesk. Vervolgens stel je eerst de specifieke instellingen voor de chat-tool in TOPdesk in, in Instellingen > Functionele instellingen > Chat, en vervolgens de algemene chatinstellingen in Module-instellingen > Selfserviceportal > Algemeen > Chatfunctionaliteit.
Hieronder ziet je een voorbeeld van hoe je een chat kunt opzetten met SnapEngage. De configuratiestappen voor andere programma's kunnen verschillen, maar de stappen 8 en volgende gelden voor alle chatprogramma's.
In de SnapEngage-omgeving selecteer je de widget en ga je naar de Instellingen > Code ophalen.
Onderaan de pagina, onder (Geavanceerd) Widget-ID: De Widget-ID is alleen voor geavanceerde gebruikers, klik op OK.
Er verschijnt een Widget-ID.
Klik op Kopiëren naar klembord.
In TOPdesk ga je naar Instellingen > Functionele instellingen > Chat.
Naast Externe chatprovider selecteer je SnapEngage.
Voer het Widget-ID in die je hebt gekopieerd van SnapEngage.
Klik op Opslaan.
Ga naar Module-instellingen > SelfServiceportal > Algemeen > Chat.
Vink Laat personen chatten met behandelaars aan.
Als je wilt dat de chat alleen beschikbaar is voor bepaalde vestigingen of persoonsgroepen, vink je Chat is beschikbaar voor: Specifiek, en selecteer de vestigingen of persoonsgroepen.
Klik op Opslaan.
In de Selfserviceportal is nu rechtsonderaan een chatoptie beschikbaar voor de eindgebruikers. Behandelaars kunnen chats beantwoorden via het programma SnapEngage.
In deze sectie:
