Zelfstandige medewerkers met Employee Self-Service (2024)

Artikelen

Marian den Haak

Home

Steeds meer organisaties maken gebruik van Employee Self-Service (ESS) tools. Medewerkers kunnen met een Self Service-portal veel zaken zelf regelen en hoeven daarvoor niet meer de HR-afdeling, de salarisadministratie of hun manager lastig te vallen. Medewerkers willen dat en bovendien levert het dus ook de organisatie veel voordelen op.

Zelfstandige medewerkers: 11 selfservicetaken om zelf op te pakken

We geven je 11 voorbeelden van taken die medewerkers zelf op kunnen pakken (Employee Self-Service) en de voordelen die het biedt.

• Adreswijziging doorgeven

Het is niet ongebruikelijk dat medewerkersinformatie in meerdere systemen moet worden aangepast. Dat kost niet alleen tijd, de kans op fouten is ook groter. Laat de medewerker het zelf doen, en bespaar tijd en voorkom fouten. Bijkomend voordeel: de kans op typfouten wordt ook een stuk kleiner.

• Aanvragen verlof

Het kan bij veel organisaties gelukkig al, want met de slimme automatiseringsmogelijkheden van tegenwoordig kunnen medewerkers eenvoudig zelf hun verlof aanvragen. Je kunt zelfs een stap verder gaan in deze verantwoordelijkheid: moet een verlofaanvraag bijvoorbeeld automatisch goedgekeurd worden? Is de medewerker volwassen genoeg om dit zelf te bepalen? Het zijn allemaal keuzes die je kunt maken. Zolang het invullen van een papieren verlofbriefje er maar geen meer is.

• Bezetting afdeling checken

Het digitaal aanvragen en inzien van verlof kunnen medewerkers bij veel organisaties al regelen. Het gaat een stap verder als de medewerker bij het aanvragen thuis op de bank via de mobiele telefoon ook de bezetting op zijn afdeling kan zien, en dus eventueel de verlofaanvraag daarop kan aanpassen. Dat levert pas echt een tevreden medewerker (en manager) op.

• Ziekmelding doorgeven

Of het wenselijk is dat een medewerker zich kan ziek melden via de app, daarover verschillen de meningen. Het levert de manager in ieder geval tijdswinst op als de medewerker zich via een app ziek kan melden.

• Zelf een arbeidsvoorwaardenpakket samenstellen

Bij organisaties die werken met flexibele arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld een cafetariamodel, kunnen medewerkers zelf hun pakket samenstellen. Het systeem toont automatisch wat verschillende arbeidsvoorwaarden kosten en welke ruimte er nog is om arbeidsvoorwaarden te kiezen of uit te ruilen. Dit scheelt HR een hoop administratieve rompslomp.

• Contactgegevens van collega’s opzoeken

Contactgegevens van collega’s opzoeken, is een belangrijke functionaliteit van menig intranet. Handig om niet alleen de contactgegevens weer te geven, maar ook de collega waar men kan aankloppen bij afwezigheid. Houd er rekening mee dat je mogelijk niet alle (gewenste) gegevens van je collega’s kunt raadplegen vanwege privacywetgeving of keuzes van de organisatie.

• Kennismaken met de organisatie

Voor nieuwe medewerkers liggen op de eerste werkdag een toegangspas, laptop en telefoon klaar. Ook is een werkplek geregeld (als er vaste werkplekken zijn tenminste). Deze zaken zijn meestal goed geregeld. Het uitleggen van systemen of het voorstellen aan collega’s is echter vaak alweer minder goed geregeld. Hier zijn collega’s voor nodig die ’’dat er dan ook nog eens bij moeten doen’. Deze zaken kunnen echter prima geautomatiseerd worden. Het systeem kan ook meteen uitleg geven over bijvoorbeeld het aanvragen van vakantiedagen of het indienen van declaraties.

• Individueel keuzebudget besteden

Wat is het precies en om wat voor bedragen gaat het? Het scheelt een belletje naar de HR-afdeling of manager als de alles netjes in het HR-portaal is in te zien en in te stellen.

• Zelf roosteren

De medewerker tekent zelf in op het rooster en verzet zelf werkdagen als dat nodig is. Hij kan ook zelf de uiteindelijke afrekening via declaraties en de loonstrook controleren. In de ideale situatie is geen planner meer nodig.

• Feedback geven en ontvangen of gesprekken vastleggen

Steeds vaker vragen organisaties om beoordelingen van collega’s. Deze 360 gradenfeedback wordt geautomatiseerd verzameld en daar rolt een algehele beoordeling uit. En die kunnen medewerkers en managers dan inzien om te bepalen wat beter kan en wat goed gaat. Ook kun je zelf bijvoorbeeld een voortgangsgesprek insturen. Deze vind je direct weer terug in je dossier. Lees meer over talentmanagement.

• Opvragen werkgeversverklaring

Als een medewerker een hypotheek wil afsluiten, heeft die een werkgeversverklaring nodig. Medewerkers kunnen deze werkgeversverklaring zelf genereren via het intranet.

Conclusie

Als je Employee Self Service gebruikt, ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan verspreid je de administratieve druk beter over de organisatie. En doordat je informatie vastlegt bij de bron, voorkom je fouten. Selfservice zorgt niet alleen voor een besparing van tijd, fouten en mankracht, het kost ook minder. Een HR-professional hoeft zich niet meer met allerlei administratieve taken bezig te houden en dat levert een behoorlijke besparing op. Aan de slag met Employee Self-Service voor jouw organisatie? Bekijk de HR-oplossing van AFAS.